Organização. Planejamento. Gestão eficiente. Bons resultados. Crescimento. Palavras e expressões comuns no dia-a-dia de gestores e administradores. Independentemente do segmento de atuação, uma empresa necessita destes conceitos bem claros e estabelecidos para se consolidar e se desenvolver de maneira saudável. Neste contexto, o controle preciso dos processos e desafios diários da organização é fundamental para estruturar o trabalho e garantir que estas palavrinhas não fiquem só no papel mas sim, que se tornem objetivos reais e alcançáveis.
Neste contexto, o gerenciamento eficiente das informações que fazem parte da rotina da empresa é de suma importância. Você, gestor, não deve "encarar" esta sozinho, dependendo apenas do esforço e do trabalho operacional seu e de sua equipe. Contar com a força da tecnologia e de ferramentas que possam auxiliar na busca por esta eficiência gerencial é essencial! Os sistemas de gestão são aliados fundamentais nesta tarefa e seu papel dentro das empresas vem sendo cada vez mais crucial. Os conceitos-chave de atuação dos sistemas são a Automatização, a Otimização e a Informação. Veremos mais à frente como estes pilares incrementam o trabalho das instituições.
E com o mercado editorial não é diferente! Diariamente gestores do meio literário, livreiros, editores e distribuidores precisam lidar com processos e desafios peculiares ao mercado, que se não enfrentados de maneira adequada, podem se tornar dores rotineiras das empresas. Aqui listamos 4 motivos que explicitam a importância de editoras, livrarias e demais empresas do mercado de livros contarem com um sistema de gestão.
1- Controle Administrativo e Definição de estratégias (com segurança)
Como citado antes, um dos pilares que compõem as funções dos sistemas de gestão é a Informação. Com a atuação destes sistemas, os gestores conseguem obter controle total dos dados e informações que permeiam os processos da organização. De forma mais simples, tudo o que acontece na empresa, tudo que é gerado pelo trabalho da empresa e tudo que o mercado devolve para a empresa, o sistema consegue guardar, processar e mostrar ao empresário o porquê daquele dado e, claro, o que fazer com ele. Isso auxilia na tomada de decisões e na definição de estratégias das organizações. E mais, dá segurança para o gestor colocar suas ideias em prática devido à veracidade que só a tecnologia consegue garantir no controle das informações.
Imagine por exemplo uma livraria que não tenha "na ponta do lápis" quais os livros mais vendidos na loja, quais os gêneros mais buscados em um período, qual o tempo médio de reposição de estoque para determinada obra, quanto de material consignado existe no estoque, quanto de desconto é possível oferecer aos clientes para não se ter prejuízo, entre muitos e muitos outros exemplos. Ou se a opção da empresa for literalmente ter isso "na ponta do lápis" (ou em planilhas eternas), sem automatização, sem segurança, sem ganho de tempo. Os sistemas são os aliados que, juntos do trabalho operacional eficiente da equipe, permitem que todas estas perguntas sejam facilmente respondidas e acessadas.
2- Otimização de tempo e produtividade
Os outros conceitos-base dos sistemas de gestão são a automatização e a otimização, que atuam de forma conectada. A automatização nada mais é do que o uso da tecnologia em gestão para a execução dos processos operacionais, reduzindo o tempo e o custo das tarefas, aumentando a eficiência dos resultados (quantidade e qualidade). Esses efeitos acabam por produzir a otimização do tempo e da produtividade, ou seja, aprimoramento e aperfeiçoamento da execução de tarefas pela equipe de colaboradores. Com a ajuda dos sistemas, faz-se muito mais em muito menos dentro da empresa.
Imaginemos uma editora que atue de forma integrada porém departamentlizada. A equipe financeira, responsável pelo controle de contas, necessita de informações diretas do time responsável pela apuração dos direitos autorais e ao mesmo tempo do setor de produção editorial (repasse de cotações de despesas ligadas ao projeto de uma reedição por exemplo). Se os times não trabalharem em sintonia, obedecendo cumprimento de prazos e com rapidez na conclusão dos procesos, uma etapa pode desbalancear a outra. Uma ferramenta que trabalhe de forma integrada e otimize o andamento e a conclusão das ações, ajuda a manter o equilíbrio operacional.
3- Ampliação da Atuação e Criação de Diferenciais
Com as tarefas bem delimitadas e tudo rodando em sintonia no sistema, cria-se um padrão de atuação para os processos mais básicos da empresa. Isso permite a ampliação da possibilidade de atuação assim como a definição de diferenciais crativos da organização, algo que não poderia ser alcançado se todo o tempo e motivação dos colaboradores tivessem voltados à conclusão de intermináveis tarefas básicas com operação manual.
Uma livraria operando de forma fluida e organizada com utilização de um sistema para os processos de rotina, pode por exemplo se voltar à criação de um clube de assinaturas, à organização de eventos literários, a atividades de venda virtual, e por aí vai.
4- Retorno Financeiro e Horizonte de Crescimento
Talvez o motivo de mais interesse por parte dos gestores e administradores e fruto da criação de um fluxo único de trabalho pelos motivos anteriores, o retorno financeiro é uma consequência da organização operacional. Claro que não se cria este fluxo "do dia para a noite". Há de se ter paciência e entendimento de que a tecnologia da informação deve ser sempre encarada como investimento e não um simples custo a mais no fim do mês.
Os sistemas de gestão existem para auxiliar as empresas a se consolidar no mercado e almejar sempre crescimento de acordo com as oportunidades, mesmo em tempos difíceis e complextos. No mercado editorial o pensamento deve ser o mesmo! A tecnologia está na área para ajudar a cadeia do livro e editoras, distribuidoras e livrarias que aceitarem esta ajuda, estarão sempre dando um passo a mais.